個人情報保護の取り扱いに関するガイドライン

学校法人明徳学園 個人情報の取扱いに関するガイドライン

学校法人明徳学園(以下「本学園」という。)では、学園が設置する学校(以下「各学校」という。)に在籍する学生・生徒およびその保護者、同じく本学園の経営に携わる役員および教職員(以下「構成員」という。)に関する多くの個人情報を保有し、構成員等に対して様々な形でサービスを提供しています。同時にこれらの個人情報は、構成員等の権利利益が侵害されることのないよう、適切な取扱いが求められる大切な情報でもあります。

本学園が保有している個人情報が、構成員等の故意又は過失により、漏洩、紛失、不正に第三者に利用された場合には、構成員等に多大な損害を与えるだけではなく、社会的信用を著しく毀損することになります。

こうした事態を防止するためには、構成員全員が個人情報保護に対する正しい理解と重要性を深く認識し、関係法令や内部ルールを遵守する必要があります。

そのため本学園では「個人情報の保護に関する基本方針」およびこれに基づいた「個人情報保護に関する規程」を策定し、その遵守実践要項として以下の「コンプライアンス・プログラム」を作成しています。本学園では構成員の個人情報に関して、以下のプログラムに基づき、適切な収集・管理・処理・利用を行い、最大限の個人情報の保護に努めていきます。

コンプライアンス・プログラム

1. 基本方針

本学園では、教育研究活動および学園経営を行う中で、学生・生徒およびその保護者・役員・教職員等に関する種々の個人情報が集まります。

これらの情報は、質の高い教育サービスの提供や本学園の健全な経営を担うためには必要不可欠なものです。しかし、情報化社会の中で頻発する個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失・破壊・改竄・および漏洩等、様々な問題が指摘されています。このような問題から、構成員の個人情報を守らなければなりません。このため、本プログラムを作成し、遵守することといたしました。

2. 個人情報に関する相談・苦情などの窓口

担当部署 明徳学園 個人情報管理員会事務局
住所 京都市西京区大枝東長町3番-1
電話 075-(331)-3877(代)

3. 定義

本プログラムにて使用する個人情報に関する用語の定義や解釈については以下のとおりとします。

  1. 本プログラムにおいて「構成員」とは、以下に挙げるものが該当します。

    1. 各学校に在籍する学生、生徒、科目等履修生等、本学園において教育サービスの提供を受けている者。
    2. 卒業者等、各学校に在籍したことのある者。
    3. 各学校への入学志願者および出願者等、本学園にて教育を受けようとした者。
    4. 1~3の保証人・保護者および家族または親族等。
    5. 本学園が雇用しているまたは雇用していた教員および職員
    6. 本学園の役員(理事・評議員・監事)
    7. 5~6の者の家族または親族。
    8. 教員および職員の採用応募者。
    9. 各学校が開催する公開講座、講演会、その他の催し物の参加希望者および参加者。
    10. 本学園に寄附または寄贈した者。
    11. 本学園の施設設備等を使用する者。
    12. 上記以外で、各学校に対して照会、問い合わせ、意見、質問、要求、要望等を行った者。
  2. 「個人情報」とは、上記構成員の氏名、生年月日その他の記述により、個人が識別され、または識別され得るもののうち、本学園が業務上取得または作成した全ての情報です。
  3. 「管理者」とは個人情報の管理・保護の責任者です。個人情報を保有する部署ごとに置きます。
  4. 「監査責任者」とは公正な第三者で、この規程の監査を実施する責任者です。
  5. 「構成員の同意」とは個人情報の収集・提供・利用に関して同意をいただくことです。

4. 収集の原則

個人情報の収集は、本学園の教育・研究および業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要最低限度で行います。また、原則として情報収集は本人から行います。その具体的な範囲は次の通りです。

  1. 本学園に提出された書類(「個人情報の取扱いに関する同意内容」1. -1)に挙げる各項目)に記載されている各事項
  2. 本学園における教育活動および学園経営上発生した情報(「個人情報の取扱いに関する同意内容」1. -2)に挙げる各項目)
  3. その他、質の高い教育サービスの提供と学園の健全な経営を担うために必要な情報

5. 利用の原則

収集された個人情報は、原則としてあらかじめ示された利用目的以外の目的に利用、提供しないこととします。個人情報の利用は、次の範囲を原則とします。

  1. 本学園の正当な事業の範囲内で、教育研究活動および学園経営等に利用します。
  2. 学生・生徒募集の宣伝資料や学園広報等、外部への情報公開に利用する場合は、「個人情報の取扱いに関する同意 内容」に則り、プライバシーの保護を含めて細心の注意を払います。

6. 提供・委託の原則

個人情報の提供、委託を行う場合は、個人情報の提供を受ける者に対して利用目的もしくは方法の制限を行い、また、漏洩の防止その他個人情報の適切な管理をいたします。

  1. 個人情報を第三者に提供する場合は、原則として本人の同意を得ることとします。
    ただし、別途定める第三者については、提供する情報項目、利用期限および提供媒体を限定して共同利用もしくは提供することとします。
  2. 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、個人情報の適切な管理を行う能力を有する者を選定し、書面にて個人情報の適切な管理を義務付けます。

7. 収集・利用・提供の例外事項

前述の4・5・6項に関して、下記の場合は例外事項として処理いたします。

  1. 法令の規定による場合
  2. 情報主体である構成員、あるいは、公衆の生命・健康・財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

8. 個人情報の適正管理義務

  1. 収集した個人情報は、正確かつ最新の状態で、適切・慎重に管理し、不正アクセス・紛失・破壊・改竄および漏洩などのリスクを認識し、これらを防止するために必要かつ適切な安全管理を講じます。
  2. 個人情報の収集・利用および提供に従事するものは、法令の規定・内部規定を遵守し、個人情報の秘密保持に充分な注意を払います。
  3. 万一の発生時には速やかに是正措置を実施します。
  4. 外部委託や第三者に対し、個人情報の提供をする場合は、漏洩・再提供等がないよう、適切に指導・監督を行います。
  5. 情報提供をいただいた本人(未成年者である在学生および卒業生の場合は、保護者または保証人、もしくは法定代理人)の承諾のある場合および法令の定めによる開示を求められた場合を除き、第三者に対してデータを開示・提供することはいたしません。
  6. 電話やファックスによる問い合わせ、開示等の請求には原則として応じません。
  7. 開示手続きは該当する個人情報の取扱い部署の窓口で文書にて請求を受け付けます。

9. 個人情報不提供の場合の注意

個人情報の提供はあくまで任意のものです。しかしながらご提供いただけない場合には、事務処理をはじめ、各種教育サービスの提供に何らかの支障をきたすおそれがあることをご理解・ご了承をいただきます。

10. 自己個人情報に関する権利

  1. 情報主体である構成員は自己の個人情報に関して、2項記載の管理者および各学校の個人情報管理者に申し出ることによって、開示を求める権利、訂正・削除を求める権利および利用提供・委託を拒否する権利を有します。この場合、適正な理由があると管理責任者が判断した場合のみ請求に応じます。
  2. 本学園は、情報主体により自己情報に関する開示・訂正・削除などの請求があった場合、合理的な期間内にこれに応じ、その結果を速やかに報告いたします。
  3. 情報の開示にあたり、所定の証明書による場合は所定の発行手数料を、その他の場合は開示請求手数料を徴収いたします。

11. 内部規定・計画・教育

(1) 内部規定

内部規定として「個人情報取扱いに関するガイドライン」を定め、代表者をはじめ全教職員がこのコンプライアンス・プログラムを遵守し、個人情報の保護に努力することを誓約し、違反した場合には相当な罰則を適用いたします。

(2) 計画

「個人情報取扱いに関するガイドライン」の内容を周知徹底させ、このコンプライアンス・プログラムを遵守させるために必要な教育・監査などの計画を立案し、学園の個人情報保護に関する啓蒙を行い、意識の高揚を図ります。

個人情報保護に関する管理体制・仕組みおよび取り組みの継続的改善を行うため、「個人情報取扱いに関するガイドライン」や管理体制・セキュリティシステムの定期的な見直しを行います。

(3) 法令およびその他の規範

本学園では、文部科学省の「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」を学生・生徒および保護者の希望があればいつでも参照できるように資料として、各校に保管しています。

12. 参照文書

以下の文書を各学校・本部で参照できます。

(1) 文部科学省告示第161号

「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」

(2) 日本工業規格 JIS Q 150001

「個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムの要求事項」