個人情報保護に関する規定

学校法人明徳学園 個人情報の保護に関する規程

第1章 総則

目的

第1条

この規程は、学校法人明徳学園(以下「学園」という。)及び学園が設置する学校(以下「各学校」という。)が保有する個人情報の取扱に関し、個人情報保護に関する法律(個人情報保護法)及び関係法令を遵守し、その収集、保管、利用に関する必要事項を定めるとともに、個人情報の開示、訂正、削除、及び利用等の中止を求める権利を明らかにすることにより、学園の責務を明確にするとともに、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。

定義

第2条

この規程における「個人情報」とは、次に掲げる者及びそれに関係する情報で、特定の個人が識別され、または識別され得るもののうち、学園が業務上取得または作成した全ての情報をいう。

  1. 各学校に在籍する学生、生徒、科目等履修生
  2. 各学校に在籍したことのある者
  3. 各学校への入学志願者及び出願者
  4. 第1号から第3号に掲げる学生等の保証人、保護者及び家族または親族
  5. 学園が雇用しているまたは雇用していた教員及び職員
  6. 学園の役員(理事・評議員・監事)
  7. 第5号から第6号に掲げる者の家族または親族
  8. 教員及び職員の採用応募者
  9. 各学校が開催する公開講座、講演会、その他の催し物の参加希望者及び参加者
  10. 学園に寄付または寄贈した者
  11. 学園の施設設備等を利用する者
  12. 第1号から第11号以外で、各学校に対して、照会、問合わせ、意見、質問、要求、要望等を行った者

個人情報保護の適用除外

第3条

次に掲げる場合は、規程の全ての条項を適用除外とする。

  1. 不特定多数に向けてすでに出版または報道された個人情報。
  2. 法令等により、公にすることが必要な個人情報。

学園の責務

第4条

学園は個人情報の収集、保管または利用および開示、訂正、削除及び利用等の中止にあたり、次の各号に掲げる措置を行うものとする。

  1. 個人情報を提供する者への周知及び公開。
  2. 各学校に在籍する学生等に対する個人情報保護にかかる教育並びに指導。
  3. 学園が雇用する教員及び職員に対する規程並びに規則遵守の徹底。
  4. 学園が雇用する教員及び職員に対する個人情報保護にかかる教育並びに指導。
  5. その他、学園が必要と認めた措置。

個人の責務

第5条

  1. 第2条第1項の各号に定める者は、本規程及び本規程の関連規則並びに学園の諸規程を遵守し、個人情報の保護に努めなければならない。
  2. 前項の定めについて、職務等で知り得た個人情報を収集目的以外に流用、第三者に漏洩または流失させた場合は、第1号の者にあっては各学則に基づき処分し、第5号の者にあっては学校法人明徳学園就業規則に基づき懲戒処分に付し、第6号の者にあっては学校法人明徳学園寄附行為に基づき解任とする。
  3. 第2条第1項の各号に定める者は、過去の在籍中に知り得た個人情報を第三者に漏洩または流出してはならない。漏洩または流出により、学園及び各学校に損害を与えた場合は、しかるべき対応または法的処置をとるものとする。

 

第2章 個人情報保護委員会の設置

個人情報保護委員会の設置

第6条

  1. 学園は、本規程の目的を達成するため、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を置く。
  2. 委員会の規程については、別にこれを定める。

 

第3章 個人情報管理者の設置

管理者の設置

第7条

  1. 学園は、本規程の目的を達成するために、個人情報を保有する部署ごとに、個人情報管理者(以下「管理者」という。)を置く。
  2. 管理者は、本規程の定めに基づき、所管する業務の範囲における個人情報の収集、保管及び管理並びに個人情報提供者本人からの開示、訂正または削除の請求に関し適切に処理しなければならない。
  3. 管理者は、個人情報の取扱に関し、委員会の助言、指導または勧告があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

 

第4章 個人情報の収集、利用及び提供

取得の制限及び方法

第8条

  1. 個人情報の取得は、学園の教育・研究及び業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要最低限度の範囲で行わなければならない。
  2. 個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により、情報主体から直接に行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、第三者から取得することができる。

    1. 本人の同意があるとき。
    2. 人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要があるとき。
    3. 法令の規定に基づくとき。
    4. 学園の定める規定によって取得するとき。
    5. その他、個人情報保護委員会が、本人から取得したのでは目的を達成できないか、業務に支障があると認めたとき。
  3. 個人情報を第三者から取得するときは、本人の権益及びプライバシーを侵害しないよう、十分に留意しなければならない。
  4. 個人情報の取得は、思想、信条及び信教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項について、いかなる理由があっても行ってはならない。

利用目的等の明示

第9条

  1. 個人情報を取得するときは、あらかじめ当該本人に対し、その利用目的、用途、保有期間を明示しなければならない。
  2. 前項にかかわらず、次の各号に定めるときは除外する。

    1. 人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要があるとき。
    2. 利用目的を本人に明示することにより、当該本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
    3. 出版、報道等により当該個人情報がすでに公にされているとき。
    4. 法令の規程に基づくとき、または司法手続き上必要なとき。
    5. 委員会が、利用目的を明示することにより、学園または各学校の権利または正当な利益を害するおそれがあると認めたとき。
    6. 前各号に掲げる場合のほか、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。その他委員会が相当の理由があると認めたとき。

本人の同意の方法

第10条

  1. 第9条第1項を明記した上で、本人が個人情報を提供した場合は同意したものとする。
  2. 本人の同意の方法については前項の定めを原則とするが、本人の意思により、前項の定めによらず口頭及び電話等で情報提供がなされた場合も、本人が同意したものとみなす。

利用及び提供の制限

第11条

  1. 個人情報は利用目的以外の目的に利用、または提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。

    1. 法令の規定に基づくとき。
    2. 本人の同意があるとき。
    3. 学園または各学校の業務または教育研究活動の遂行に必要な限度で、個人情報を学園の内部で利用する場合で、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
    4. 委員会が本人以外の者に提供することが明らかに当該本人の利益になると認めるとき。
    5. 専ら統計の作成のために個人情報を提供するとき。その他委員会が相当の理由があると認めたとき。
  2. 前項により利用目的以外の目的のために、個人情報を利用し、または提供するときは、対象とする個人情報の範囲をできる限り特定するものとし、個人情報のうち必要な事項に限定して利用、または提供しなければならない。
  3. 第2項第3号の場合にあっても、管理者は、個人の権利利益を保護するために特に必要があると認めるときは、当該個人情報の利用を特定の組織単位に限るものとする。

提供を受ける者に対する措置要求

第12条

管理者は、所管する個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、当該個人情報の提供を受ける者に対し、提供にかかる個人情報について、その利用の目的もしくは方法の制限、その他必要な制限を付し、または漏洩の防止その他個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

 

第5章 個人情報の管理等

適正管理

第13条

管理者は、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。

  1. 紛失、毀損、破壊その他の事故の防止。
  2. 改竄及び漏洩の防止。
  3. 個人情報の正確性及び最新性の維持。
  4. 不要となった個人情報の破棄または消去。

学外への持ち出し制限

第14条

  1. 個人情報は原則として学外へ持ち出してはならない。ただし、個人情報を使用する業務を学外に委託するときは、この限りではない。
  2. 前項の業務委託を行う場合、管理者は、委託業者との間で個人情報の保護に関する覚書(様式第1 号)を締結しなければならない。
  3. 第1項の定めにかかわらず、教員が授業運営にかかる資料、試験答案、論文、レポート、その他の授業運営に必要な資料については、ガイドラインに則り、管理者の許可を得て、学外持出制限の適用除外とすることができる。
  4. 前項の場合、教員を当該個人情報にかかる個人情報管理者と見なし、第11条並びに第13条の責務を負わなければならない。ただし、第16条の規定は適用しない。

情報システムにおける管理

第15条

  1. ネットワーク管理者は、情報システムを用いて管理する個人情報を取り扱うときは、当該個人情報の管理者と協議のうえ、個人情報の入力、更新、削除、検索等の情報処理を担当する者及び処理を行う場合の条件等を定めなければならない。
  2. ネットワーク管理者は、情報システムを用いて管理する個人情報への不当なアクセス等の危険に対して、技術面において必要な安全対策を講じなければならない。

第16条

  1. 学園の業務遂行上、新たに個人情報を収集するときは、管理者はあらかじめ次の事項を委員会に届け出て(様式第2 号)承認を得なければならない。

    1. 名称
    2. 利用目的
    3. 収集の対象者
    4. 収集方法
    5. 記録項目
    6. 記録の形態
    7. その他委員会が必要と認めた事項
  2. 前項の規定に基づき届け出た事項を変更、または廃止するときは、管理者はあらかじめこれを委員会に届け出て承認を得なければならない。

 

第6章 個人情報の開示

個人情報の開示

第17条

  1. 個人情報によって識別される本人は、この規定の定めるところにより、学園または各学校が保有する自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
  2. 前項に規定する開示は、本人であることを明らかにし、当該開示請求に必要な事項を明記した文書(様式第3 号)を管理者あてに提出するものとする。
  3. 開示の請求があったとき、管理者はこれを開示しなければならない。ただし、第18条に規定される場合は、その個人情報の全部または一部を開示しないことができる。
  4. 個人情報の全部または一部を開示しないときは、管理者は、その理由を文書(様式第4号)により、本人に通知しなければならない。

個人情報の開示制限

第18条

個人情報が次に掲げる各号に該当する場合は、本人に対して個人情報を開示しないものとする。

  1. 法令等の定めるところにより本人に開示することができないと認められるとき。
  2. 開示することにより、当該指導、評価、診断、選考等教育研究または事務の適正な運営に支障が生ずるおそれがあるとき。
  3. 捜査、取締り、調査、訴訟等に関する個人情報であって、開示することにより、事務の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
  4. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
  5. 開示請求の対象となる個人情報に、第三者の個人情報が含まれているとき。
  6. その他、委員会で開示が適当でないと判断したとき。

訂正または削除の請求

第19条

  1. 本人は自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたとき、管理者に対しその訂正または削除を請求することができる。
  2. 個人情報の訂正または削除の請求については、第17 条第2 項の規定を準用する。
  3. 管理者は、第1項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正または削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

取扱停止の請求

第20条

  1. 本人は自己に関する個人情報がその利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われていると認められる場合は、管理者に対しその取扱の停止を請求することができる。
  2. 個人情報の取扱停止の請求については、第17 条第2 項の規定を準用する。
  3. 管理者は、第1 項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果をその本人に通知しなければならない。ただし、取扱停止に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

提供停止の請求

第21条

  1. 本人は自己に関する個人情報が、不当に第三者に提供されていると認められる場合は、管理者に対して第三者への提供の停止を請求することができる。
  2. 個人情報の提供停止の請求については、第17 条第2 項の規定を準用する。
  3. 管理者は、第1項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果をその本人に通知しなければならない。ただし、提供停止に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

 

第7章 不服の申立て

不服の申立て

第22条

  1. 第17条・第19条・第20条・第21条に規定する各種請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、委員会に対し不服の申立て(様式第5号)を行うことができる。ただし、不服申立て事項が内容同一の場合、再度の申立てはできない。
  2. 委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、すみやかに審議、決定し、その結果を文書(様式第6 号)により本人に通知しなければならない。
  3. 委員会は、必要があると認めるときには、本人または管理者に対し意見の徴収を行うことができる。

 

第8章 雑則

規程の改廃

第23条

この規程の改廃は、委員会の議を経て、理事会で行うものとする。

 

附則
  1. この規程は、平成17年4月1日から施行する。
  2. この規程は、施行日から2年以内に見直すものとする。